04 - Gestion Administrative

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4.1 Assemblée Générale (AG)

L’Assemblée Générale est l’organe souverain de l’association.

Types d’AG

AG Ordinaire (annuelle)

Objet :
- Présentation du rapport moral
- Présentation du rapport financier
- Élection ou renouvellement du bureau exécutif
Fréquence : Au minimum 1 fois par an

AG Extraordinaire

Objet :
- Modification des statuts
- Modification du règlement Intérieur
- Dissolution de l’association
- Décisions stratégiques majeures
Convocation : À l’initiative du BE ou sur demande de 1/3 des membres

Convocation

Délai minimal : 7 jours avant la date prévue

Moyens de convocation :

Email à tous les membres
Publication sur le groupe Facebook
Affichage au siège du club

Documents à joindre :

Ordre du jour détaillé
Rapport moral (activités de l’année)
Rapport financier (bilan comptable)
Rapport des commissions (le cas échéant)
Résolutions à voter
Candidatures (pour AG élective)

Déroulement

Émargement : Liste de présence signée par tous les participants
Vérification du quorum :
- 50%+1 des membres
- Si quorum non atteint : report à J+7 sans condition de quorum
Élection du bureau de séance :
- Président de séance (n’est pas nécessairement le président du BE)
- Secrétaire de séance
Approbation de l’ordre du jour
Présentation des rapports
Débats et questions
Vote des résolutions :
- Vote à main levée (par défaut)
- Vote à bulletin secret (si demandé)
- Majorité simple
Clôture de la séance

Procès-Verbal

Rédaction : Par le secrétaire de séance, dans les 7 jours suivant l’AG

Contenu obligatoire :

Date, heure et lieu
Ordre du jour
Nombre de membres présents et représentés
Résumé des débats
Résolutions votées et résultats des votes
Signature du président et secrétaire de séance

Archivage :

Original signé conservé dans le registre des PVs
Copie numérique sur Google Drive
Communication aux membres sous 7 jours

4.2 Gestion documentaire

Dossiers obligatoires

1. Registre des membres

Nom, prénom, date de naissance
Numéro de téléphone, email
Date d’adhésion
Montant et date de cotisation
Statut (actif, sympathisant, radié)

Support : Google Sheet

2. Registre des Procès-Verbaux

Tous les PV d’AG
Tous les PV de réunions du BE (décisions importantes)
Classés chronologiquement
Numérotés séquentiellement

Support : Classeur physique + dossier Google Drive

3. Dossier financier

Toutes les factures
Tous les reçus de paiement
Relevés bancaires
Livre de caisse
Justificatifs de subventions

Conservation : Minimum 10 ans

4. Correspondances officielles

Lettres envoyées (copies)
Lettres reçues (originaux)
Emails importants (imprimés ou archivés)

Support : Classeur + dossier Gmail dédié

5. Dossier de renouvellement

Toujours archiver une copie du dossier
Voir renouvellement de l’association

Archivage numérique

Structure Google Drive recommandée

UMMTO Debate Club/
│
├── 01 - Administration/
│   ├── Statuts et RI/
│   ├── Récépissés/
│   ├── PV/
│   │   ├── AG/
│   │   └── BE/
│   └── Correspondances/
│
├── 02 - Finances/
│   ├── Budgets/
│   ├── Livre de caisse/
│   ├── Factures/
│   └── Relevés bancaires/
│
├── 03 - Membres/
│   ├── Liste membres/
│   ├── Fiches adhésion/
│   └── Cotisations/
│
├── 04 - Événements/
│   ├── [Nom événement 1]/
│   ├── [Nom événement 2]/
│   └── .../
│
├── 05 - Communication/
│   ├── Visuels/
│   ├── Templates/
│   └── Publications/
│
└── 06 - Archives/
    ├── Mandat 2023-2024/
    ├── Mandat 2024-2025/
    └── .../

Règles de nommage

Format : AAAA-MM-JJ_Type_Description.extension
Exemple : 2025-03-15_PV_AG_Ordinaire.pdf
Pas d’espaces : Utiliser des underscores _
Pas d’accents : Remplacer par lettres simples

Sauvegarde

Fréquence : Sauvegarde automatique Google Drive + export (backup) trimestriel
Support externe : Disque dur ou cloud personnel (du Secrétaire Général)
Vérification : Contrôle trimestriel de l’intégrité des fichiers

Durées de conservation

Document	Durée minimale
Statuts, RI, récépissés	Permanente
PV d’AG et de BE	Permanente
Documents financiers	10 ans
Listes de membres	Durée du mandat + 2 ans
Correspondances administratives	5 ans
Photos et vidéos d’événements	5 ans (archivage)

4.3 Relations avec l’administration

Renouvellement annuel de l’association

Le renouvellement de l’association est une obligation légale pour maintenir l’agrément.

Échéance

Date limite : [fin du mandat]

Dossier à constituer

Voir dossier de renouvellement

Procédure

Étape	Délai	Responsable
Préparation du dossier	J-30	Secrétaire Général
Validation en BE	J-21	Tous
Dépôt à la Wilaya	J-15	Président + SG
Suivi du dossier	Toutes les semaines	Secrétaire Général
Réception du récépissé	Variable	Président

⚠️ Important : Faire une copie complète du dossier avant dépôt et demander un accusé de réception.

Autorisations d’activités

Pour toute activité dans un espace public ou universitaire, une autorisation est nécessaire.

Délai de demande

Activité en salle universitaire : 7 jours minimum
Événement public (>50 personnes) : 30 jours minimum

Procédure pour une salle universitaire

Rédaction de la demande : adresser une copie à la sous direction des activités culturelles et une copie au responsable des lieux (jurisdiction de la salle)
- Nom de l’activité
- Date et horaires souhaités
- Salle demandée (ou type de salle)
- Nombre de participants attendus
- Matériel nécessaire (tables, chaises, projecteur, etc.)
- Contact du responsable
Signature et cachet du Président
Dépôt au secrétariat de la faculté concernée et au service culturel
Suivi : Relance si pas de réponse sous 3 jours
Confirmation : Récupération de l’autorisation cachetée

Modèle de lettre : Voir modèle sous direction modèle doyen

Déclarations obligatoires à la Wilaya

Toute modification statutaire doit être déclarée dans les 30 jours.

Changement de Bureau Exécutif

PV de l’AG élective
Liste du nouveau BE
Lettre de déclaration

Modification des statuts ou du RI

PV de l’AG extraordinaire
Nouveaux statuts/RI (3 exemplaires)
Lettre de déclaration

Lettre de déclaration
Justificatif de domiciliation

4.4 Outils de gestion

Google Workspace

Gmail : Adresse email professionnelle (to.debate.c@gmail.com)
Drive : Stockage cloud 15 Go
Calendar : Agenda partagé
Docs/Sheets : Édition collaborative de documents
Forms : Formulaires (inscriptions, sondages)

Accès : À partager avec le BE, limité aux membres de confiance pour certains dossiers

Contact Book

Maintenir un Contact book à jour :

Contacts administration : Wilaya, université, associations
Contacts partenaires : Sponsors, médias, autres clubs
Contacts fournisseurs : Imprimerie, traiteur, location matériel
Contacts ressources : Formateurs, juges, anciens membres

Support : Google Sheet / fichier .csv partagé avec le BE

Checklist gestion administrative

Mensuel

Classer les nouveaux documents reçus
Vérifier les échéances (autorisations, relances)
Sauvegarder les fichiers importants
Mettre à jour le registre d’activités

Trimestriel

Réunion BE avec ordre du jour écrit
Vérification de l’intégrité des archives
Point sur les dossiers en cours
Mettre à jour la liste des membres

Annuel

Préparer le dossier de renouvellement (J-30)
Organiser l’AG ordinaire
Archiver les documents de l’année écoulée
Mettre à jour le guide du BE