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5.1 Cartographie des canaux de communication
Chaque canal a un usage spécifique pour éviter la confusion et assurer l’efficacité.
Vue d’ensemble
5.2 Utilisation des canaux
Groupe Facebook
Type : Page publique + Groupe privé (membres)
Page publique (@UMMTODebateClub)
- Contenu :
- Annonces d’événements ouverts au public
- Résultats de compétitions
- Témoignages et success stories
- Recrutement de nouveaux membres
- Ton : Professionnel, inspirant
- Visuels : Obligatoire (photos, affiches)
Groupe privé (UMMTO Debate Club - Membres)
- Contenu :
- Annonces internes (changements de planning, etc.)
- Sondages et consultations
- Partage de ressources (articles, vidéos)
- Discussions sur l’organisation
- Ton : Convivial mais respectueux
- Validation des membres : Par le BE uniquement
Règles :
- Pas de spam ou publicité
- Respect mutuel obligatoire
- Pas de contenus politiques ou religieux clivants
Conversation Messenger
Accès : Tous les membres
Usage :
- Discussions informelles
- Partage de mèmes, actualités du débat
- Coordination d’entraînements
- Annonces de dernière minute
Modération :
- Administrateurs : BE + RH
- Suppression des messages hors sujet ou offensants
- Possibilité de bannir en cas de comportement inapproprié
Canal Telegram
Type : Topics réservés à des usages spécifiques
Usage :
- Contenu multimédia
- Fichiers en général
Modération :
- Administrateurs : BE
- Suppression des messages hors sujet ou offensants
Serveur Discord
Organisation :
📢 Annonces
#annonces (lecture seule)
#règlement
💬 Général
#général
#présentation-nouveaux
#questions-débat
🎓 Formation
#ressources-débat
#analyses-motions
#techniques-argumentation
🗣️ Débats
#proposition-motions
#debriefing
🎤 Vocal
Salon Entraînement 1
Salon Entraînement 2
Salon BE
Rôles :
- Admin : BE
- Modérateur : Anciens présidents, membres de confiance
- Membre actif : Membres à jour de cotisation
- Invité : Accès limité (général + vocal)
Événements :
- Carrés Ciné
- Cercles (analyses de tableaux etc)
- Sessions d’entraînement
- Formations thématiques
- Débats amicaux
Email officiel
Adresse : to.debate.c@gmail.com
Accès : Président et Secrétaire Général
Usage exclusif :
- Correspondance avec l’administration (université, wilaya)
- Demandes officielles (autorisations, subventions)
- Relations avec partenaires et sponsors
- Invitations formelles d’intervenants
- Réclamations ou questions officielles
Signature type :
Cordialement,
[Nom Prénom]
[Fonction]
UMMTO Debate Club
Association Culturelle Agréée N° 885/2018
Université Mouloud Mammeri - Tizi Ouzou
📧 to.debate.c@gmail.com
📱 [Numéro de téléphone]
🌐 [Site web / Page Facebook]
5.3 Règles de communication
Ton et image
Communications externes (Page Facebook, Email officiel)
- Ton : Professionnel, courtois, positif
- Langage : Français, Anglais ou arabe soutenu, pas d’abréviations
- Relecture : Obligatoire avant publication (zéro faute)
- Validation : Par la responsable de la commission communication
Communications internes (Messenger, Discord, Groupe privé)
- Ton : Convivial, bienveillant, encourageant
- Langage : Plus détendu, mais toujours respectueux
Charte graphique
Couleurs officielles :
- Primaire : [243e64]
- Secondaire : [7ea8bf]
Logo :
- Utiliser toujours la version haute résolution
- Respecter les espacements (ne pas déformer)
Typographie :
- Titres : [BEBAS NEUE]
- Texte : [N/A]
Templates disponibles :
- Affiche événement (A3, A4)
- Bannière Facebook (1200x630 px)
- Story Instagram (1080x1920 px)
- Carte de membre
Outils recommandés :
- Canva (templates préfabriqués, design collaboratif)
- Adobe Photoshop (templates préfabriqués)
Protocole en cas de crise ou polémique
Qui parle au nom du club :
- Par défaut : Le Président
- En son absence : Vice-Président ou personne désignée par le BE
- Interdiction : Aucun membre ne peut engager le club sans autorisation
Circuit de validation :
- Identification : Détection de la crise (mention négative, rumeur, accusation)
- Réunion d’urgence : BE convoqué dans les 24h (en ligne si nécessaire)
- Analyse : Gravité, véracité, impact potentiel
- Stratégie : Réponse publique, silence, action juridique ?
- Rédaction : Communiqué validé à l’unanimité du BE
- Publication : Sur les canaux officiels uniquement
- Suivi : Surveillance des réactions, réponse aux questions
Exemples de crises :
- Accusation de détournement de fonds
- Plainte pour comportement inapproprié d’un membre
- Polémique autour d’une prise de position publique
- Annulation d’un événement
Règles d’or :
- Ne jamais réagir à chaud
- Pas de guerre sur les réseaux sociaux
- Transparence si erreur avérée
- Protection de la vie privée des personnes impliquées
5.4 Communication du Bureau Exécutif
Réunions du BE
Fréquence : Minimum 1 fois par mois
Convocation :
- Ordre du jour envoyé 48h avant sur Messenger
- Chacun peut proposer des points à ajouter
- Date et heure fixées en tenant compte des disponibilités
Plateforme :
- Google Meet
- Discord (salon vocal dédié)
- Présentiel si possible
Déroulement :
- Vérification de la présence (quorum : 4/7 membres)
- Approbation de l’ordre du jour
- Points à l’ordre du jour
- Questions diverses
- Prochaine réunion
Compte rendu :
- Rédigé par le Secrétaire Général dans les 48h
- Envoyé à tous les membres du BE
- Décisions importantes : intégrées au registre des PV
Outils collaboratifs
Google Drive
- Accès : Partagé avec tout le BE (certains dossiers en lecture seule)
- Usage : Stockage de tous les documents officiels
- Bonne pratique : Ne jamais travailler en local, toujours sur le cloud
Google Calendar
- Accès : Partagé avec tout le BE
- Événements :
- Réunions BE (récurrentes)
- Activités et événements du club
- Échéances administratives (renouvellement, dépôt dossiers)
- Compétitions externes
Codes couleur :
- 🔵 Bleu : Réunions BE
- 🟢 Vert : Activités internes
- 🟠 Orange : Événements publics
- 🔴 Rouge : Échéances administratives
5.5 Templates de communication
Annonce d’événement (Facebook)
🎤 [NOM DE L'ÉVÉNEMENT]
📅 Date : [JJ/MM/AAAA]
🕐 Heure : [HH:MM]
📍 Lieu : [Salle précise, Faculté, UMMTO]
[Description attractive en 2-3 lignes]
🎯 Au programme :
✅ [Point 1]
✅ [Point 2]
✅ [Point 3]
👥 Ouvert à : [Public cible]
💰 Gratuit / [Prix] DA
📝 Inscription obligatoire : [Lien formulaire]
📧 Contact : contact@ummtodebateclub.org
#UMMTODebateClub #Débat #UMMTO #[Hashtag événement]
[Image/Affiche]
Communiqué officiel (Email)
Objet : [Titre clair et précis]
Madame, Monsieur,
[Introduction : contexte en 1 phrase]
[Paragraphe 1 : Exposé des faits]
[Paragraphe 2 : Position du club / Décision prise]
[Paragraphe 3 : Actions prévues / Suite à donner]
Nous restons à votre disposition pour tout complément d'information.
Cordialement,
[Signature standard]
Post-événement (Remerciements)
✨ MERCI ! ✨
Un immense merci à tous les participants de [NOM ÉVÉNEMENT] qui s'est tenu [date].
🙏 Nous tenons à remercier particulièrement :
- [Intervenant(s)]
- [Partenaire(s)]
- [Bénévoles / équipe orga]
📸 Retrouvez les photos de l'événement dans l'album ci-dessous.
À très bientôt pour de nouvelles aventures ! 🚀
#UMMTODebateClub #[Hashtag événement]
[Album photos]