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3.1 Réunions du BE
- Fréquence minimale : 1 fois par mois en période normale
- Fréquence recommandée : hebdomadaire lors de l’organisation d’un événement
- Convocation : à l’initiative du Président ou sur demande d’au moins 3 membres du BE
- Ordre du jour : communiqué à l’avance
- Compte rendu : obligatoire, rédigé par la Secrétaire générale, archivé dans les Procès Verbaux
3.2 Prise de décision
- Mode par défaut : recherche du consensus
- En cas de désaccord : vote à la majorité simple
- En cas d’égalité : le Président tranche
- Décisions stratégiques (finances, image du club, partenariats) : vote obligatoire, consigné par écrit
Traçabilité obligatoire
Toute décision impactant :
- les finances
- l’organisation du club
- l’image du club
- un membre (sanction, exclusion)
doit être consignée par écrit dans un PV ou compte rendu signé.
3.3 Outils de communication interne
| Outil | Usage |
|---|---|
| Groupe Facebook | Annonces officielles du BE, informations urgentes |
| Conversation Messenger | Communication quotidienne, coordination |
| Canal Telegram | Communication vers les membres et le public |
| Serveur Discord | Discussions thématiques, archives, coordination commissions |
| Email officiel | Correspondances officielles externes, convocations AG |
Voir utilisation des canaux pour le détail des usages et règles.
3.4 Gestion des conflits internes
Niveau 1 — Médiation directe
Règlement entre les parties concernées, avec l’aide d’un membre neutre du BE.
Niveau 2 — Intervention de la Commission Disciplinaire
Activée si la médiation échoue ou si le manquement est grave. Procédure : audition → délibération → proposition de sanction → validation BE.
Niveau 3 — Intervention du Comité du club
Activé en cas de crise menaçant la stabilité ou la survie du club. voir comité du club.
Niveau 4 — Assemblée Générale Extraordinaire
Convoquée pour les décisions de derniers recours (exclusion définitive, dissolution, etc.).
3.5 Règles de conduite du BE
- Confidentialité des délibérations internes
- Neutralité politique et religieuse en toutes circonstances
- Pas de prise de position publique au nom du club sans validation collective
- Respect de la hiérarchie des normes définie dans cadre juridique
- Transmission fidèle et complète lors de chaque passation