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7.1 Principes comptables
La gestion financière d’une association doit respecter des principes stricts pour garantir la confiance des membres et des partenaires.
Transparence
- Tout mouvement financier doit être justifié par un document (facture, reçu, bon de commande)
- Les comptes sont présentés annuellement en Assemblée Générale
- Tout membre peut consulter le livre de caisse (sur demande au Trésorier)
Traçabilité
- Chaque dépense est numérotée et archivée
- Le livre de caisse est tenu à jour en permanence
- Les relevés bancaires sont rapprochés mensuellement (si applicable)
Règle d’or : Le Trésorier ne peut pas décider seul d’une dépense importante.
7.2 Cotisations
Voir cotisations pour les modalités d’adhésion.
Suivi des cotisations
Tableau de suivi (Google Sheets) :
| N° | Nom Prénom | Date adhésion | Montant | Date paiement | Statut | Reçu N° |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Nom Prénom | 15/09/2023 | 0 DA | - | Membre d’honneur (exonéré) | - |
| 002 | Nom Prénom | 20/09/2024 | 500 DA | 20/09/2024 | Payé | 2024-002 |
| 003 | Nom Prénom | 22/09/2024 | 500 DA | - | En attente | - |
Relances :
- 1ère relance : J+15 (email amical)
- 2ème relance : J+30 (message privé)
- Radiation : J+60 (voir procédure)
7.3 Trésorerie
Outils de gestion
Livre de caisse (obligatoire)
Support : Google Sheets
Colonnes :
- Date
- N° pièce
- Libellé (description)
- Recette (en DA)
- Dépense (en DA)
- Solde
- Catégorie (cotisations, sponsoring, événement, fonctionnement, etc.)
- Justificatif (N° facture ou reçu)
Exemple :
| Date | N° | Libellé | Recette | Dépense | Solde | Catégorie | Justif. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/09 | 001 | Solde initial | - | - | 50 000 | - | - |
| 05/09 | 002 | Cotisation Alice | 500 | - | 50 500 | Cotisations | Reçu 002 |
| 10/09 | 003 | Achat fournitures | - | 3 200 | 47 300 | Fonctionnement | Fact. 12 |
| 15/09 | 004 | Sponsor Entreprise X | 30 000 | - | 77 300 | Sponsoring | Conv. 01 |
Suivi mensuel
Tâches du Trésorier :
- Garder en sureté l’argent liquide
- Mettre à jour le livre de caisse
Règles de dépense
Pour éviter les abus et garantir un contrôle, des seuils de validation sont fixés.
| Montant | Validation requise | Modalité |
|---|---|---|
| < 2 000 DA | Trésorier seul | Justificatif obligatoire |
| 2 000 - 10 000 DA | Trésorier + Président | Décision écrite |
| 10 000 - 50 000 DA | Décision BE (vote) | Réunion + PV |
| > 50 000 DA | Décision AG | Vote en assemblée |
Dépenses urgentes (< 2 000 DA) :
- Le Trésorier peut engager la dépense
- Validation a posteriori en réunion BE suivante
Dépenses non autorisées :
- Avantages personnels (cadeaux, remboursements non justifiés)
- Dépenses sans lien avec l’objet de l’association
- Paiements en cash sans reçu
Avances et remboursements
Avance de frais
Lorsqu’un membre engage des dépenses pour le club (ex: achat de matériel, transport), il doit suivre la procédure :
- Demande préalable :
- Objet de la dépense
- Montant estimé
- Date prévue
- Validation : Par le Trésorier (si < 2 000 DA) ou le BE
- Versement de l’avance : En espèces
- Justificatifs : À remettre dans les 7 jours
- Factures ou reçus originaux
- Excédent à restituer si avance > dépense réelle
- Remboursement : Si paiement de sa poche, remboursement sous 15 jours
Cas particulier : Déplacements
Pour les compétitions ou déplacements officiels :
- Transport : Remboursement sur présentation des billets (train, bus)
- Hébergement : Prise en charge directe ou remboursement (facture hôtel)
- Repas : Forfait fixe (ex: 500 DA/repas, 3 repas max/jour)
Règle : Privilégier les solutions économiques (covoiturage, hébergement chez des hôtes).