12 - Passation et Continuité

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12.1 Cycle de vie d’un mandat

Un mandat du Bureau Exécutif dure généralement 1 an et est renouvelable.

Mois 1-3 : Installation

Objectifs :

• S’approprier les dossiers
• Comprendre le fonctionnement interne
• Définir la vision et les objectifs de l’année

Actions clés :

• Passation de poste : Réception des documents, accès, contacts
• Réunion de lancement : Définir les priorités de l’année
• Plan d’action annuel : Calendrier des événements et activités
• Recrutement : Intégration des nouveaux membres

Difficultés courantes :

• Manque d’expérience (pour les nouveaux élus)
• Pression des attentes
• Gestion de l’héritage (promesses du mandat précédent)

Solutions :

• Accompagnement par les anciens (disponibilité sur 1-2 mois)
• Formation interne (ateliers gestion, communication, etc.)
• Bienveillance (droit à l’erreur)

Mois 4-9 : Exécution

Objectifs :

• Mettre en œuvre le plan d’action
• Maintenir la dynamique du club
• S’adapter aux imprévus

Actions clés :

• Organisation d’activités : Formations, entraînements, événements (voir Organisation d’activités)
• Gestion quotidienne : Réunions BE, communication, finances
• Compétitions : Participation aux tournois (voir Compétitions)
• Partenariats : Prospection et entretien des relations (voir Partenariats et Sponsoring)
• Ajustements : Révision du plan si nécessaire (événement annulé, opportunité inattendue)

Difficultés courantes :

• Fatigue, démotivation (période d’examens)
• Conflits internes

Solutions :

• Pauses stratégiques (ralentir pendant les examens)
• Médiation en cas de conflit (rôle du Président)

Mois 10-11 : Préparation de la passation

Objectifs :

• Faire le bilan de l’année
• Préparer la transition
• Organiser l’AG élective

Actions clés :

• Bilan des actions : Rédaction du bilan moral et financier
• Constitution des dossiers de passation : Rassembler tous les documents
• Organisation de l’AG : Convocation, candidatures, préparation
• Identification des talents : Repérer les futurs membres du BE

Difficultés courantes :

• Manque de temps (fin d’année chargée)
• Départ anticipé de certains membres (diplômés)

Solutions :

• Commencer la préparation dès mai
• Déléguer certaines tâches

Mois 12 : Clôture

Objectifs :

• Transmettre le flambeau
• Clôturer les comptes
• Archiver

Actions clés :

• AG de fin de mandat : Présentation des bilans, élections
• Passation officielle : Remise des documents, accès, contacts
• Pot de départ : Célébration du travail accompli
• Archivage : Classement de tous les documents de l’année

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12.2 Renouvellement de l’association

Le renouvellement administratif de l’association auprès de la wilaya est une obligation légale annuelle.

Pénalité en cas de non-renouvellement

• Suspension temporaire de l’agrément
• Impossibilité d’organiser des événements officiels
• Blocage du compte bancaire (si appliquable)

Élection du nouveau bureau exécutif

• Ceci se fait lors d’une assemblée générale dite élective, un vote à main levée est fait pour chaque candidat aux différents postes du bureau. En cas de changements aux status, ils doivent être discutés et adoptés pendant la séance. Une feuille d’émargement doit être produite pendant la séance. Un procès verbal doit être produit après la séance.

Préparation et dépôt du dossier

Wilaya

• À fournir pour le renouvellement du bureau exécutif de l’association (déposé au niveau du siège de la wilaya, bureau des associations, 3ème étage couloir de droite, dernier bureau à gauche) Localisation

• Demande de renouvellement du bureau signée par le nouveau président avec l’apposition du cachet de l’association, adressée à Monsieur le Wali/DRAG

• Deux (02) exemplaires du procès verbal (PV) de l’assemblée générale élective, et liste des présents à l’AG avec émargement

• Original de la feuille d’émargement produite pendant l’AG

• Cinq (05) exemplaires des statuts (légalisés)

• Cinq (05) exemplaires de la liste des membres du bureau exécutif, (Nom Prénom - Date et lieu Naissance - Filiation-Fonction au sein de bureau - Adresse exacte.)

• Original de l’ancien agrément

• Deux (02) exemplaires du bilan moral de tout le mandat

• Deux (02) exemplaires d’une déclaration sur l’honneur à la place de bilans financiers (légalisés)

• Lettres de démission des membres du mandat écoulé.

Université

• À fournir pour le renouvellement du bureau exécutif de l’association (déposé au niveau de la sous direction des activités culturelles, campus Hasnaoua 01) Localisation

• Certificat de scolarité pour chaque membre du bureau exécutif

Police

• À fournir pour le renouvellement du bureau exécutif de l’association (déposé au niveau du commissariat du centre ville) Localisation

• Fiche de membre pour chaque membre du bureau exécutif

• Photo d’identité pour chaque membre du bureau exécutif

Gendarmerie

• À fournir individuellement pour le renouvellement du bureau exécutif de l’association (déposé au niveau de la brigade locale au lieu de résidence de chacun) Brigade de Tizi-Ouzou

• Extrait de naissance pour chaque membre du bureau exécutif

Obtention du récépissé

• Une fois le dossier accepté par la wilaya un récépissé est produit et doit être récupéré au niveau du bureau des associations, celui-ci permet d’operer temporairement en attente de l’obention de l’agrément final.

Obtention de l’agrément

• Une fois le dossier traité et les différentes entités concernées ont donné un avis favorable, un agrément est produit, généralement, celui-ci est délivré à l’université et doit être récupéré au niveau de la sous-direction des œuvres culturelles de l’université.
• L’original doit être gardé et des copies doivent être données aux différentes entités avec qui l’association est en collaboration (la sous-direction de l’université, la cinémathèque de Tizi-Ouzou, écoles…)

Procédure

Étape	Délai	Responsable	Actions
Préparation du dossier	J-30	Secrétaire Général	Rassembler toutes les pièces, rédiger lettre et rapport
Validation en BE	J-21	Tous	Relecture et validation du dossier
Dépôt à la Wilaya	J-15	Président + SG	Déposer en main propre, demander accusé de réception
Suivi du dossier	Hebdo	Secrétaire Général	Relance si pas de retour sous 2 semaines
Réception du récépissé	Variable (1-6 semaines)	Président	Récupérer le nouveau récépissé
Réception de l’agrément	Variable (2+ mois)	Président	Récupérer le nouveau récépissé
Archivage	Dès récéption	Secrétaire Général	Scan + Original dans le classeur

⚠️ Important : Faire 2 copies complètes du dossier avant dépôt (1 pour le club, 1 pour la Daïra)

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12.3 Passation de poste

La passation est le moment clé de la continuité institutionnelle. Elle doit être rigoureuse et documentée.

Président → Nouveau Président

Dossiers physiques :

• Classeur des PV (Assemblées Générales et réunions BE importantes)
• Statuts officiels (exemplaire original signé)
• Règlement intérieur
• Récépissés de l’association (tous les années)
• Correspondances officielles importantes

Accès numériques :

• Email officiel du club
  • Transférer les emails importants ou donner accès complet
• Réseaux sociaux (pages, groupes)
  • Facebook Page : Ajouter comme administrateur, puis retirer l’ancien
  • Instagram : Changer le mot de passe et le communiquer
  • Telegram : Transférer la propriété du groupe
  • Discord : Transférer le rôle Owner
• Google Drive (accès administrateur)
• Autres outils

Accès bancaires :

• Procuration bancaire (si applicable)
• Informer la banque du changement de Président (courrier officiel)
• Mettre à jour les signatures autorisées

Contacts clés :

• Administration : Liste avec noms, fonctions, téléphones
  • Contact Wilaya (renouvellement)
  • Contact Université (réservation salles, subventions)
• Partenaires : Sponsors actuels et historiques
• Prestataires : Imprimerie, traiteur, location matériel
• Réseau débat : Contacts autres clubs (présidents, secrétaires)

Dossiers en cours :

• Événements planifiés (dates, conventions signées)
• Litiges ou contentieux (si existants)
• Projets à moyen terme (partenariats en négociation, etc.)

Mots de passe :

• Créer un document sécurisé (Google Sheets protégé par mot de passe)
• Lister tous les accès (services, identifiants, mots de passe)
• Transmettre le mot de passe du document lors de la passation

Secrétaire Général → Nouveau Secrétaire Général

• Registre des PV (physique + numérique)
• Templates de documents (lettres, convocations, rapports)
• Procédures administratives (étapes pour renouvellement, autorisations salles)
• Contacts administration (noms, emails, téléphones directs)
• Calendrier annuel type (dates clés : renouvellement, AG, etc.)

Trésorier → Nouveau Trésorier

• Livre de caisse (physique + fichier Excel/Google Sheets)
• Classeur de justificatifs (factures, reçus) numérotés et classés
• Relevés bancaires (tous ceux de l’année, voire plus)
• Carte bancaire / Chéquier (si existants) + codes PIN
• Budget prévisionnel en cours (avec état d’avancement)
• Factures en attente de paiement ou de réception
• Procédures financières (qui valide quoi, comment payer, etc.)

Autres postes (Vice-Président, Vice-SG, Vice-Trésoriers)

• Cartographie des responsabilités (qui fait quoi exactement)
• Mots de passe des outils spécifiques (ex: Canva pour communication)
• Contacts spécifiques (fournisseurs, prestataires ponctuels)
• Projets en cours (état d’avancement, prochaines étapes)

Modalités de la passation

Format :

• Réunion de passation
• Participants : Ancien BE + Nouveau BE

Déroulement :

1. Tour de table : Présentation de chacun
2. Passation poste par poste :
   • Ancien Président → Nouveau Président
   • Ancien SG → Nouveau SG
   • Ancien Trésorier → Nouveau Trésorier
   • Autres postes
3. Questions générales : Clarifications, conseils
4. Signature du document de passation :
   • Inventaire de ce qui est remis (dossiers, accès, matériel…)
   • Archivage du document

Accompagnement sur 1 mois :

• Anciens membres disponibles pour questions
• Possibilité d’appeler en cas de doute
• Pas de micro-gestion (laisser le nouveau BE prendre ses marques)

Pot de passation :

• Moment convivial après la réunion formelle
• Célébration du travail accompli
• Encouragements pour le nouveau BE

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12.4 Capitalisation des connaissances

La mémoire du club ne doit pas reposer uniquement sur la transmission orale. Il faut documenter.

Alimenter ce guide avec les leçons apprises

À chaque fin d’événement :

• Ajouter une section “Retour d’expérience” dans le rapport
• Identifier les bonnes pratiques à pérenniser
• Signaler les erreurs à éviter

Révision annuelle du guide :

• Lors de la passation, le nouveau BE identifie les sections à mettre à jour
• Ajout de nouvelles procédures (si innovations)
• Suppression ou modification de sections obsolètes

Créer des fiches procédures au fil de l’eau

Format recommandé :

Titre : [Nom de la procédure]
Objectif : [Pourquoi cette procédure ?]
Déclencheur : [Quand l'appliquer ?]
Responsable : [Qui s'en charge ?]
Étapes :
  1. [Action 1]
  2. [Action 2]
  ...
Durée estimée : [Temps nécessaire]
Outils : [Logiciels, documents à utiliser]
Pièges à éviter : [Points d'attention]

Exemples de fiches :

• Réserver une salle à l’université
• Créer une affiche événement (tutoriel Canva)
• Organiser un tournoi interne (checklist complète)

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12.5 Conseils pour une passation réussie

Pour l’ancien Bureau Exécutif

✅ À FAIRE :

• Préparer la passation bien en avance
• Être transparent sur les difficultés rencontrées (ne pas cacher les problèmes)
• Rester disponible pendant 1 mois (période de transition)
• Transmettre les documents AVANT l’AG (pour que le nouveau BE soit prêt)
• Célébrer les réussites (valoriser le travail accompli)

❌ À ÉVITER :

• Disparaître du jour au lendemain (après l’AG)
• Critiquer publiquement les choix du nouveau BE
• Garder des informations importantes pour soi (non-dit)
• Intervenir dans la gestion quotidienne (micro-management)

Pour le nouveau Bureau Exécutif

✅ À FAIRE :

• Poser toutes les questions nécessaires (aucune question n’est bête)
• Prendre des notes pendant la passation
• Tester tous les accès immédiatement (emails, réseaux sociaux, Drive)
• Respecter l’héritage (ne pas tout chambouler d’un coup)
• Demander conseil quand on hésite (humilité)

❌ À ÉVITER :

• Penser qu’on sait tout (arrogance)
• Ignorer les conseils de l’ancien BE (apprentissage par l’erreur inutile)
• Changer toutes les procédures immédiatement (stabilité d’abord)
• Couper les ponts avec les anciens (ils restent une ressource)

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Checklist passation et continuité

1 mois avant l’AG

• Rédaction du rapport moral
• Rédaction du rapport financier
• Bilan de l’année (points forts, points faibles)
• Constitution des dossiers de passation (un par poste)
• Identification des candidats potentiels pour le nouveau BE
• Préparation de l’AG (convocation, ordre du jour)

Semaine de l’AG

• Convocation envoyée (15 jours avant)
• AG : Présentation des rapports, élections
• Annonce officielle du nouveau BE

Semaine suivant l’AG

• Réunion de passation
• Remise de tous les documents, accès, contacts
• Signature du document de passation
• Pot de passation

1 mois après l’AG

• Déclaration du nouveau BE à la Wilaya
• Mise à jour des signatures bancaires (si appliquable)
• Mise à jour des pages officielles (site web, réseaux)
• Accompagnement continu de l’ancien BE

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Rappel final : La passation n’est pas une fin, c’est une continuité. Le club doit survivre et prospérer au-delà des individus. Chaque génération a la responsabilité de transmettre mieux qu’elle n’a reçu.

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