10 - Organisation d'événements

← Compétitions | Partenariats et Sponsoring →

10.1 Différence activité vs événement

Activité

Format : Petit (10-30 personnes)
Public : Principalement interne (membres du club)
Préparation : 2-4 semaines
Budget : Limité
Impact : Formation, cohésion

Événement

Format : Grande ampleur (50-200+ personnes)
Public : Ouvert au public (étudiants, externes)
Préparation : 2-3 mois
Budget : Conséquent
Impact : Visibilité, prestige, rayonnement

Exemples d’événements

Tournoi Corax interne :

Compétition de débat sur 1-2 jours
10-15 équipes participantes
Juges invités, prix, cérémonie de clôture

Conférence avec invité de marque :

Personnalité reconnue (chercheur, politique, entrepreneur)
~100 participants
Format : Conférence + questions-réponses + cocktail

Journée portes ouvertes :

Présentation du club aux nouveaux étudiants
Ateliers découverte, démonstrations
100+ visiteurs

10.2 Dossier d’événement

Le dossier d’événement est un document de référence pour organiser et piloter l’événement. Il sert aussi d’une présentation pour les diverses entités avec lesquels un partenariat est souhaité(université, sponsors…)

A. Fiche d’identité

Élément	Description
Nom de l’événement	[Ex: Tournoi Corax UMMTO 2025]
Date et horaires	[Ex: 15-16 mai 2025, 9h-18h]
Lieu	[Ex: Salle de conférences, Campus Hasnaoua]
Public cible	[Ex: Débatteurs universitaires (Algérie)]
Capacité d’accueil	[Ex: 120 personnes (60 débatteurs + 60 juges/public)]
Objectif principal	[Ex: Promouvoir le débat, renforcer la notoriété du club]

B. Équipe organisatrice

Structure recommandée :

Chef de projet
│
├── Responsable Logistique
│   ├── Gestion salles
│   ├── Matériel technique
│   └── Restauration
│
├── Responsable Communication
│   ├── Visuels
│   ├── Réseaux sociaux
│   └── Relations presse
│
├── Responsable Partenariats
│   ├── Prospection sponsors
│   ├── Négociation
│   └── Suivi des engagements
│
├── Responsable Accueil
│   ├── Inscriptions
│   ├── Badges
│   └── Orientation
│
└── Responsable Contenu
    ├── Programme
    ├── Intervenants/Juges
    └── Motions (si tournoi)

Effectif : 10-15 personnes selon l’ampleur

C. Planning global (Rétroplanning)

Exemple pour un tournoi (3 mois de préparation) :

Semaine	Jalons
S-12	Validation du concept en BE, Discussion en AG, constitution équipe
S-10	Réservation des salles, budget détaillé
S-8	Lancement prospection sponsors, création visuels
S-6	Ouverture des inscriptions, communication lancée
S-4	Confirmation sponsors, finalisation programme
S-2	Commande matériel, impression, briefing équipe
S-1	Répétition générale, derniers ajustements
Jour J	Exécution
J+7	Bilan, remerciements, archivage

D. Budget détaillé

Modèle de budget événement :

Poste	Détail	Coût unitaire	Quantité	Total
RECETTES
Frais d’inscription	Équipe	3 000 DA	15	45 000 DA
Sponsoring	Entreprise X	50 000 DA	1	50 000 DA
Sponsoring	Entreprise Y	30 000 DA	1	30 000 DA
Subvention université	OSU	20 000 DA	1	20 000 DA
Total recettes				145 000 DA
DÉPENSES
Location salles	-	-	-	0 DA
Matériel sono/vidéo	Location 2 jours	15 000 DA	1	15 000 DA
Impression	Affiches, badges, programme	10 000 DA	1	10 000 DA
Traiteur	Déjeuner J1+J2	600 DA	80	48 000 DA
Prix et trophées	1er, 2e, 3e + meilleur orateur	25 000 DA	1	25 000 DA
Communication	Boost Facebook, flyers	5 000 DA	1	5 000 DA
Frais juges	Transport/hébergement	3 000 DA	10	30 000 DA
Imprévus (10%)				13 300 DA
Total dépenses				146 300 DA
RÉSULTAT				-1 300 DA

Ajustements : Chercher sponsor supplémentaire ou réduire traiteur

E. Plan de communication

Stratégie :

Teasing (S-6) : Annonces mystérieuses, compte à rebours
Lancement (S-5) : Annonce officielle, ouverture inscriptions
Amplification (S-4 à S-2) : Témoignages, interviews, partenaires
Rappels (S-1) : Last call, infos pratiques
Live (Jour J) : Stories, photos en direct
Post-événement (J+1 à J+7) : Merci, photos, vidéos, résultats

Canaux :

Page Facebook (posts sponsorisés)
Instagram (stories, posts, reels)
Affichage (campus, facultés)
Email (liste de contacts)
Presse locale (si événement d’envergure)

Calendrier de publication :

S-6 : Post teasing (lundi + jeudi)
S-5 : Annonce officielle (lundi), visuel principal (mercredi), video teaser (vendredi)
S-4 : 3 posts/semaine + 1 story/jour
S-3 : Idem + interview sponsor
S-2 : 4 posts/semaine + boost Facebook
S-1 : Daily posts + stories
Jour J : Live stories toutes les 2h
J+1 : Post merci + album photos

F. Logistique

Checklist matériel :

Salles :

Salle plénière (accueil, cérémonie)
Salles de débat (nombre selon équipes)
Salle de délibération juges
Espace restauration

Matériel technique :

Signalétique :

Banderoles extérieures
Fléchages (direction salles)
Panneaux programme
Roll-ups sponsors

Documentation :

Badges participants
Programme imprimé
Certificats de participation
Bulletins de vote juges

Plan de salle :

Schéma de disposition (chaises, tables, estrade)
Parcours participants (entrée → accueil → salles → sortie)

G. Gestion des risques

Scénarios de crise + Plan B :

Risque	Probabilité	Impact	Plan B
Annulation salle	Faible	Élevé	Salle de secours réservée
Désistement intervenant	Moyen	Élevé	Backup intervenant contacté
Panne matériel (sono)	Moyen	Moyen	Matériel de secours, technicien sur place
Météo (si extérieur)	Variable	Élevé	Repli en intérieur prévu
Faible affluence	Moyen	Moyen	Communication renforcée, relances
Sponsor qui se retire	Faible	Élevé	Budget de secours, réduction dépenses

Gestion de crise le jour J :

Chef de projet = point de décision unique
Téléphones de secours (équipe, pompiers, sécurité)
Trousse de premiers secours

H. Évaluation

Indicateurs de succès :

Indicateur	Objectif	Réalisé
Nombre de participants	120	[À compléter]
Taux de satisfaction	8/10	[À compléter]
Retombées médiatiques	3 articles	[À compléter]
Résultat financier	Équilibre	[À compléter]
Engagement réseaux sociaux	500 likes	[À compléter]

Feedback participants :

Questionnaire post-événement (Google Forms)
Questions : Note globale, points forts, points faibles, suggestions

Bilan financier :

Comparaison budget prévisionnel / réalisé

Rapport final :

Synthèse de l’événement (3-5 pages)
Photos et vidéos (sélection)
Recommandations pour la prochaine édition

10.3 Guide d’organisation d’événements

Ce guide en 5 phases vous accompagne de A à Z dans l’organisation d’une activité.

Phase 1 : Conception (J-45)

1. Définir l’objectif et le public cible

Questions à se poser :

Pourquoi organiser cette activité ? (formation, cohésion, visibilité, etc.)
À qui s’adresse-t-elle ? (nouveaux membres, membres confirmés, grand public)
Quel impact attendu ? (nombre de participants, compétences développées)

Exemple :

Activité : Atelier “Prise de parole en public”
Objectif : Aider les nouveaux membres à vaincre leur timidité
Public : Débutants (1ère et 2ème année)
Impact : 15-20 participants, amélioration de la confiance en soi

2. Choisir le format et la date

Format :

Durée : 1h30 à 3h (selon activité)
Lieu : Salle universitaire, local du club, ou en extérieur
Modalité : Présentiel (privilégié), hybride, ou en ligne

Date :

Éviter les périodes d’examens
Privilégier les mardi, mercredi, jeudi (entre 16h et 19h)
Vérifier le calendrier des autres associations (éviter la concurrence)
Tenir compte des événements nationaux (jours fériés, etc.)

Outils :

Doodle (sondage pour trouver le meilleur créneau)
Google Calendar (vérifier la disponibilité de la salle)

3. Valider en BE et en AG

Présenter le projet en réunion du Bureau Exécutif puis lors d’une Assemblée Générale:

Fiche projet (1 page) : objectif, format, date, budget estimé
Vote : majorité simple
Si validé : passage à la phase suivante

4. Constituer une équipe organisatrice

Rôles :

Rôle	Responsabilité	Profil
Chef de projet	Coordination générale, arbitrage	Organisé, leader
Responsable logistique	Salle, matériel, installation	Pratique, débrouillard
Responsable communication	Visuels, annonces, inscriptions	Créatif, community manager
Responsable contenu	Programme, intervenants, déroulé	Compétent sur le sujet
Responsable accueil	Émargement, orientation participants	Souriant, accueillant

Taille de l’équipe : 3 à 5 personnes (selon ampleur)

Réunion de lancement :

Présentation du projet
Répartition des rôles
Échéancier global
Outils collaboratifs (Trello, Google Drive)

Phase 2 : Planification (J-30 à J-7)

5. Réserver la salle

Procédure : Voir Section 4.3

Demande écrite (J-30 minimum) :

Nom de l’activité
Date et horaires (prévoir 30 min avant et après pour installation/rangement)
Salle demandée ou caractéristiques (capacité, équipement)
Contact du responsable

Confirmation : Récupérer l’autorisation écrite (indispensable)

Plan B : Prévoir une salle de secours en cas de refus

6. Établir le budget prévisionnel

Modèle de budget :

Poste	Quantité	Prix unitaire	Total
RECETTES
Participation (si payant)	20 × 200 DA		4 000 DA
Sponsor	1		5 000 DA
Total recettes			9 000 DA
DÉPENSES
Location salle	-	-	0 DA (gratuit)
Matériel (sono si location)	1	3 000 DA	3 000 DA
Impression (affiches, badges)	50	50 DA	2 500 DA
Rafraîchissements	25	100 DA	2 500 DA
Intervenants (honoraires)	1	5 000 DA	5 000 DA
Imprévus (10%)			1 300 DA
Total dépenses			14 300 DA
RÉSULTAT			-5 300 DA

Ajustements :

Si déficit : chercher un sponsor supplémentaire ou réduire les coûts
Validation par le BE si budget > 20 000 DA

7. Créer le planning détaillé (minute par minute)

Exemple : Atelier Prise de parole en public (2h)

Horaire	Durée	Activité	Responsable	Matériel
16h00 - 16h30	30 min	Installation, test matériel	Logistique	Sono, projecteur
16h30 - 16h45	15 min	Accueil, émargement	Accueil	Liste, badges
16h45 - 17h00	15 min	Mot de bienvenue, présentation	Chef de projet	Micro
17h00 - 17h30	30 min	Partie théorique (intervenant)	Intervenant	Slides
17h30 - 18h15	45 min	Exercices pratiques (par groupes)	Intervenant	Sujets préparés
18h15 - 18h30	15 min	Debriefing collectif	Intervenant	-
18h30 - 18h45	15 min	Questions-réponses	Tous	-
18h45 - 19h00	15 min	Mot de clôture, feedback	Chef de projet	Formulaire
19h00 - 19h30	30 min	Rangement, restitution salle	Logistique	-

Règle d’or : Prévoir 10-15% de marge (les retards arrivent toujours).

8. Préparer le matériel (liste de contrôle)

Checklist type :

Matériel technique :

Projecteur + câble HDMI
Ordinateur portable (backup si panne)
Rallonges électriques
Sono (micro, enceintes) si salle > 50 personnes
Pointeur laser (si présentation)

Matériel administratif :

Liste d’émargement (imprimée)
Badges nominatifs (si possible)
Stylos
Formulaire de feedback (imprimé ou Google Forms)

Matériel pédagogique :

Supports de formation (slides, fiches)
Exercices à distribuer
Récompenses symboliques (certificats, goodies)

Matériel de confort :

Eau (bouteilles ou bonbonnes)
Gobelets
Rafraîchissements (biscuits, gâteaux) si budget le permet

Décoration :

Bannière du club
Affiches
Signalétique (flèches pour indiquer la salle)

9. Inviter les intervenants (confirmation écrite)

Email type :

Objet : Invitation à intervenir lors de [Nom activité] - [Date]

Madame/Monsieur [Nom],

Dans le cadre de nos activités de formation, l'UMMTO Debate Club organise un atelier sur [Thème] le [Date] de [Heure] à [Heure] à [Lieu].

Nous serions honorés de vous compter parmi nos intervenants pour partager votre expertise sur [Sujet précis].

🎯 Public : [Nombre] étudiants (niveau [Débutant/Intermédiaire/Avancé])
⏱️ Durée de votre intervention : [XX] minutes
📍 Lieu : [Salle, Faculté, UMMTO]

En contrepartie, nous vous proposons :
- [Honoraires : XX DA] (si applicable)
- Certificat de participation
- Visibilité sur nos réseaux sociaux ([XXX] abonnés)

Merci de nous confirmer votre disponibilité avant le [Date limite].

Cordialement,

[Signature]

Confirmation : Obtenir un email de confirmation ou un message écrit.

Relance : J-7 (rappel amical de l’événement)

Phase 3 : Communication (J-15 à J-1)

10. Créer les visuels (affiche, flyer, story Instagram)

Outils : Canva, Adobe Express, Photoshop

Éléments à inclure :

Titre : Accrocheur et clair
Date et heure
Lieu précis
Description courte (1-2 lignes)
Visuel : Photo ou illustration en rapport avec le thème
Logo du club
Call-to-action : “Inscris-toi maintenant !”
Contact : Email ou lien formulaire

Formats :

Affiche A3/A4 (impression)
Bannière Facebook (1200×630 px)
Story Instagram (1080×1920 px)
Flyer numérique (carré 1080×1080 px)

Validation : Relecture par au moins 2 personnes (zéro faute)

11. Lancer la communication (multi-canaux)

J-15 : Teasing

Story Instagram : “Un événement se prépare… 🤫”
Post Facebook : “Bientôt une grande annonce !”

J-10 : Annonce officielle

Publication sur tous les canaux (voir Section 5.1)
Affichage dans les facultés (autorisation obtenue)
Partage dans les groupes d’étudiants

J-7 : Boost et partage

Boost du post Facebook (5-10 EUR si budget)
Partage par les membres du BE sur leurs profils personnels
Envoi d’emails aux anciens participants

J-3 : Rappel

Story Instagram : “Plus que 3 jours !”
Message dans les groupes Telegram

J-1 : Last call

Post Facebook : “C’est demain ! Dernières inscriptions”
Message privé aux inscrits (confirmation de présence)

12. Ouvrir les inscriptions (si nécessaire)

Quand ? :

Si limitation de places (petite salle)
Si besoin de connaître le nombre précis (traiteur, supports à imprimer)

Comment ? :

Google Forms (gratuit, simple)
Typeform (plus esthétique)
Formulaire Facebook Event

Informations à collecter :

Nom, prénom
Email, téléphone
Filière, année
Membre du club ? (Oui/Non)
Motivation (optionnel)
Régime alimentaire (si traiteur)

Confirmation : Email automatique de confirmation d’inscription

13. Relance J-3 et J-1

J-3 :

Email aux inscrits : “On a hâte de te voir !”
Rappel du lieu et de l’horaire
Plan d’accès si campus étendu

J-1 :

SMS ou message Telegram (si possible)
Confirmation du maintien de l’événement
Rappel de venir 10 min avant

Phase 4 : Exécution (Jour J)

14. Arriver 1h avant pour la mise en place

Checklist installation :

Ouvrir la salle (récupérer les clés si nécessaire)
Disposition des chaises (théâtre, U, ateliers ?)
Test du matériel technique (projecteur, sono)
Installation de la signalétique extérieure
Préparation de l’espace accueil (table, liste émargement)
Mise en place des rafraîchissements

Briefing de l’équipe (15 min) :

Rappel du planning
Répartition finale des rôles
Consignes de sécurité (issues de secours)
Gestion des imprévus (qui prend quelle décision)

15. Accueillir les participants (émargement)

Espace accueil :

Table à l’entrée avec 2 personnes souriantes
Liste d’émargement (colonnes : Nom, Prénom, Email, Signature)
Badges nominatifs (si préparés)
Programme de la séance (1 feuille A4)

Consignes :

Accueil chaleureux : “Bienvenue !”
Vérification de l’inscription (si liste fermée)
Direction vers la salle
Offrir un rafraîchissement en attendant le début

16. Dérouler l’activité selon le planning

Rôle du chef de projet :

Surveiller l’horloge (respect du timing)
Signaler discrètement à l’intervenant si dépassement
Gérer les imprévus (micro qui lâche, participant perturbateur)
Assurer la fluidité (transitions entre les parties)

Rôle de l’équipe :

Photographe/Vidéaste : Capturer les moments forts (avec autorisation des participants)
Logistique : Intervenir en cas de problème technique
Accueil : Gérer les retardataires

Règle d’or : Rester flexible (le planning est un guide, pas une prison)

17. Recueillir les feedbacks (questionnaire rapide)

En fin de séance (5 minutes) :

Distribuer un formulaire papier ou QR Code vers Google Forms
Inciter à le remplir sur place (taux de réponse meilleur)

Questions types :

Note globale : /10
Qu’as-tu le plus apprécié ?
Qu’aurais-tu aimé voir de plus/différent ?
Recommanderais-tu cette activité à un ami ? (Oui/Non)
Suggestions pour la prochaine fois ?

Utilité : Amélioration continue

18. Ranger et restituer la salle

Checklist rangement :

Remettre les chaises/tables en place
Ramasser les déchets (poubelles, gobelets)
Débrancher et ranger le matériel technique
Retirer toutes les affiches/signalétique
Vérifier qu’aucun objet n’a été oublié
Éteindre les lumières, fermer les fenêtres
Restituer les clés (ou laisser la salle ouverte selon consigne)

État des lieux : Laisser la salle dans l’état où vous l’avez trouvée (voire mieux).

Phase 5 : Bilan (J+7)

19. Réunion d’équipe : retour d’expérience

Durée : 1h

Ordre du jour :

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? (succès à célébrer)
Qu’est-ce qui a moins bien marché ? (points d’amélioration)
Analyse des feedbacks participants
Bilan de la collaboration de l’équipe
Recommandations pour la prochaine fois

Traçabilité : Noter les leçons apprises dans un document partagé

20. Bilan financier (dépenses réelles vs prévisionnel)

Tableau comparatif :

Poste	Prévisionnel	Réalisé	Écart
Recettes	9 000 DA	8 500 DA	-500 DA
Dépenses	14 300 DA	13 200 DA	-1 100 DA
Résultat	-5 300 DA	-4 700 DA	+600 DA

Analyse :

Légèrement moins de participants que prévu (-500 DA)
Économie sur le matériel (emprunté au lieu de loué)
Résultat final meilleur que prévu

Validation : Présentation au BE, archivage des factures

21. Rapport au BE

Contenu du rapport (2-3 pages) :

Objectif initial vs résultat obtenu
Indicateurs de réussite :
- Nombre de participants : XX/XX inscrits
- Taux de satisfaction : X/10 (moyenne feedbacks)
- Impact : témoignages, photos
Bilan financier (synthèse)
Difficultés rencontrées et solutions apportées
Recommandations pour l’avenir

Présentation : En réunion BE (10 minutes + questions)

22. Archivage des documents et photos

Documents à archiver :

Planning initial et final
Liste d’émargement
Budget prévisionnel et réel (avec justificatifs)
Feedbacks participants (bruts)
Rapport de bilan
Photos et vidéos (sélection best-of)

Emplacement :

Google Drive : /04 - Événements/[Nom activité - Date]/
Sous-dossiers : Planning, Finances, Communication, Photos, Rapport

Publication des photos :

Album Facebook (J+3)
Post de remerciement avec best-of (voir Section 5.5)

10.4 Spécificités selon type d’événement

Tournoi de débat

Particularités :

Inscription par équipes (paiement en ligne recommandé)
Tirage au sort des rooms
Système de notation (logiciel ou Excel)
Présence de juges compétents (formation éventuelle)
Motions variées et équilibrées