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Procédure interne : Commission Adhésion / Formulaire

Cette section complète le recrutement et détaille le mode opératoire concret de la commission Formulaire : comment la constituer, rédiger le formulaire, mettre en place les outils, dépouiller les candidatures et contacter les candidats. Elle s’appuie sur le Modèle de formulaire et sur l’outil Excel/Sheets “Modèle - Sélection des candidats”, réutilisables d’une session à l’autre.

1. Constituer la commission

1.1 Composition

5 à 7 membres, dont :
- au moins 1 personne ayant déjà siégé dans une ancienne commission adhésion (transmission de l’expérience)
- 1 membre du BE minimum
- 1 membre de la RH minimum
- des membres expérimentés, connus pour leur sérieux et leur discrétion
Un chef de commission est désigné : il/elle organise le calendrier, anime les réunions et centralise les outils.
Un coordinateur BE/RH fait le lien entre la commission et le reste du Bureau Exécutif (arbitrages, validation finale, communication du lancement).
Un coordinateur com.com fait le lien avec la commission communication pour annoncer l’ouverture/fermeture du formulaire, l’envoi des mails, les correspondances avec les candidats, etc.

1.2 Constitution

Appel à volontaires en réunion du club ou AG, éventuellement relayé aux membres actifs dans le groupe Facebook.
Sélection des membres selon les critères ci-dessus (éviter une commission trop nombreuse, qui ralentit les délibérations).
Réunion de lancement : rappel des règles de confidentialité, du calendrier, et répartition des rôles (chef de commission, coordinateurs, référent formulaire, référent tableur/outils, référent mail merge).

1.3 Règles internes à faire respecter dès le départ

Ne jamais faire fuiter d’informations sur un·e candidat·e à des personnes extérieures à la commission.
En cas de conflit d’intérêt (proche, ami, membre de la famille parmi les candidats) : la personne concernée ne vote pas, mais peut donner un avis factuel au reste de la commission.
Traiter les évaluations rapidement : un membre trop en retard peut être écarté du vote sur décision majoritaire de la commission, pour ne pas bloquer le processus.
La commission est responsable des personnes qui rejoindront le club : rester prudent, ne pas relâcher la vigilance en fin de tri par fatigue.

2. Rédiger le formulaire

2.1 Objectifs

Le formulaire doit permettre d’évaluer, à distance et de façon comparable :

la motivation réelle et la disponibilité,
le niveau de rédaction et d’expression,
la personnalité et l’esprit critique (via des questions ouvertes de réflexion),
des informations pratiques nécessaires à l’intégration (contact, filière, réseaux).

2.2 Structure recommandée

Bloc informations obligatoires (identification et logistique) :

Email (collecte automatique via Google Forms)
Nom, prénom, date de naissance
Statut étudiant UMMTO (oui/non), année d’études, filière
Lieu de résidence, numéro de téléphone
Lien Facebook (nécessaire pour l’ajout aux groupes du club)
Expérience en société civile (association, club, bénévolat…)
Comment le/la candidat·e a connu le club (canal de recrutement, utile pour mesurer l’efficacité de chaque canal)
Langue de débat préférée

Bloc questions ouvertes de sélection (facultatives mais très recommandées, ce sont elles qui font la différence) :

Motivations à rejoindre le club / qualités pour devenir un bon débateur
Passions, hobbies, compétences particulières (design, montage vidéo/photo, voix off, analyse cinéma…)
Une question de culture/réflexion (ex. commenter une image ou une œuvre au choix)
Un souvenir de débat ou discussion marquante et les leçons tirées
Une question de projection (personnage fictif/historique incarné, et pourquoi)
Le commentaire d’une citation parmi 2-3 proposées (littérature, cinéma, culture pop) — permet de juger la capacité d’argumentation
Un dilemme moral/éthique à trancher et justifier — permet de juger la structure de pensée
Un champ libre “questions ou remarques”

2.3 Bonnes pratiques de rédaction

Rappeler en en-tête : présentation du club (mission, valeurs), date limite claire, et que les réponses générées par IA ne seront pas acceptées — le préciser explicitement dissuade une partie des réponses copiées-collées.
Préciser que les données resteront confidentielles et ne seront traitées que par la commission adhésion (obligation de transparence vis-à-vis des candidats).
Préférer des questions ouvertes et personnelles plutôt que des QCM pour les critères de sélection : elles sont plus difficiles à bâcler ou à faire rédiger par un tiers.
Garder le formulaire suffisamment long pour filtrer la motivation, mais pas au point de décourager les candidatures sincères (viser 15-20 minutes de remplissage).
Réutiliser le modèle existant comme base et l’adapter légèrement chaque session (changer les citations/dilemmes pour éviter que les réponses circulent d’une année à l’autre).

3. Mettre en place les outils

3.1 Chaîne des outils

Google Form (candidatures)
        │  (réponses liées automatiquement)
        ▼
Google Sheet "Réponses brutes"
        │  (IMPORTRANGE)
        ▼
Onglet "Réponses" du classeur de sélection
        │  (copie automatique des candidats à traiter)
        ▼
Onglet "Tableau de Sélection" (traitement par les jurés)
        │
        ▼
Onglets "Liste des Accéptés" / "Liste des Refus"
        │
        ▼
Mail merge → emails de réponse aux candidats

3.2 Paramétrage

Créer le Google Form à partir du modèle, et vérifier que les réponses sont bien liées à une Google Sheet dédiée.
Dans l’onglet réponses du form, sélectionner le sheet “Sélection des candidats” comme destination pour les réponses pour avoir les réponses sur le sheet de sélection.
L’onglet Tableau de Sélection du sheet est automatiquement alimenté avec les candidats: numéro (№), nom et prénom.
Partage restreint : le classeur et le Drive de la commission ne sont accessibles qu’aux membres de la commission (pas au reste du club), avec droit d’édition seulement pour les jurés.
Créer un canal de discussion dédié (groupe Messenger/Discord/Telegram) pour la commission uniquement, pour coordonner les délibérations et signaler les cas particuliers, séparé des groupes généraux du club.

4. Réviser et évaluer les candidatures

4.1 Principe : une évaluation individuelle avant délibération collective

Chaque juré lit les candidatures indépendamment et renseigne sa propre colonne (Jury 1, Jury 2, …) dans le Tableau de Sélection, avant toute discussion de groupe, pour éviter les effets d’entraînement.

4.2 Échelle d’évaluation

Chaque cellule est remplie avec l’un des symboles suivants (liste déroulante déjà configurée dans le fichier) :

Symbole	Signification
✅️✅️✅️	Fortement recommandé
✅️	Validé
🤔 ✅️	Doute (penche vers l’acceptation)
🤔	Doute
🤔 ❌️	Doute (penche vers le refus)
❌️	Refus
❌️❌️❌️	Fortement déconseillé
🐺	Profil troll ou candidature test

La colonne Observation permet de noter des informations pertinentes sur les candidats.

4.3 Critères à évaluer sur chaque candidature

Indispensables :

Motivation sincère
Disponibilité minimum (3h/semaine)
Adhésion aux valeurs du club (respect, ouverture d’esprit, excellence)

Appréciables :

Compétences spécifiques (design, gestion de projet, etc.)
Expérience préalable en débat ou dans une association
Bon niveau d’expression (français/anglais/arabe)

Non éliminatoires :

Niveau d’études (1ère et dernière année bienvenue)
Filière (toutes les spécialités)
Timidité (le débat aide à la surmonter)

4.4 Traiter les cas de doute

Le barème pondéré (onglet “Tableau d’évaluation par coef”) sert uniquement pour les cas de doute, jamais en première lecture — soit après un premier tri sur des candidatures évidentes (très bonnes ou très mauvaises).
Il pondère 5 critères : Éthique et sérieux (x3), Rédaction (x3), Besoin du club (x2), Originalité (x1), Nombre de champs vides (x2). Chaque évaluateur note de 1 à 5, une moyenne pondérée est calculée automatiquement, avec un seuil “moyenne pour passer” pré-calculé.
Ce barème permet de trancher objectivement les profils qui ne font pas consensus au premier tour.

4.5 Vigilance particulière

Rester très attentif aux profils suspects (réponses copiées d’une intelligence artificielle, incohérences, tendances politiques dangereuses…).
Cette rigueur est justifiée par le principe : la commission est responsable des personnes qui intégreront le club.

5. Réunion de délibération

Une réunion de la commission est obligatoire avant toute validation finale — aucune décision n’est prise uniquement à partir des colonnes individuelles.
Ordre du jour type :
1. Validation rapide des candidatures faisant consensus (✅️✅️✅️ ou ❌️❌️❌️ chez tous les jurés)
2. Discussion et vote des cas de doute (🤔), à l’appui du barème pondéré si besoin
3. Rappel du principe de conflit d’intérêt (abstention de vote, avis uniquement)
4. Fixation du nombre final de candidats retenus (à titre indicatif : viser une capacité d’environ 60-70 nouveaux membres, à ajuster selon les besoins réels des commissions et la capacité d’encadrement du club)
Une colonne “Couleur” dans le tableau peut être utilisée en réunion pour marquer visuellement l’état de chaque ligne (traité/à revoir/validé) et faciliter le suivi collectif à l’écran.
À l’issue de la réunion, reporter la décision finale de chaque candidat dans l’onglet Liste des Accéptés ou Liste des Refus (numéro, nom et prénom, mail, numéro de téléphone, lien Facebook), qui serviront de base au mail merge.

6. Contacter les candidats (mail merge)

6.1 Préparer les listes

Vérifier que les onglets Liste des Acceptés et Liste des Refus sont complets et à jour (mail correct, nom/prénom bien orthographiés) avant tout envoi : ce sont les sources du mail merge.
L’onglet E-mail custom est réservé aux cas particuliers nécessitant un message individualisé (ex. candidat à recontacter pour complément d’information, problème administratif, situation ambiguë) plutôt qu’un email type.

6.2 Rédiger les modèles d’email

Prévoir au minimum deux modèles, personnalisés avec le prénom :

Email aux candidats retenus : félicitations, rappel de la mission/valeurs du club, informations sur la journée d’adhésion (date, lieu, ce qu’il faut apporter : cotisation, certificat de scolarité, photocopie CIN), contact en cas de question.
Email aux candidats non retenus : ton bienveillant, remerciement pour la candidature, explication brève (forte concurrence/capacité limitée) sans détailler l’évaluation individuelle, possibilité de retenter lors de la prochaine session.

6.3 Envoyer en mail merge

Utiliser un outil de fusion (ex. extension Google Sheets/Gmail type “Mail Merge”, ou un script Apps Script) connecté à au Google Sheet contenant la liste (acceptés ou refusés).
Créer le brouillon d’email dans Gmail avec des balises de fusion correspondant aux en-têtes de colonnes (ex. {{Nom et prénom}}), en cohérence avec les colonnes des onglets Liste des Acceptés / Liste des Refus.
Faire un test d’envoi à un membre de la commission avant l’envoi de masse pour vérifier la fusion des champs et le rendu.
Lancer l’envoi par lots afin de respecter les limites d’envoi quotidien de Gmail (100 mails/24 heures).
Suivre les retours (emails invalides, réponses, relances) et signaler à la commission tout email qui revient en erreur pour correction manuelle.

6.4 Après l’envoi

Transmettre la Liste des Acceptés finale à la RH pour préparer la journée d’adhésion (badges, listes d’émargement, répartition en groupes de parrainage).
Archiver le classeur de sélection dans le Drive de la commission (accès restreint), en vue de la prochaine session (au moins un membre de cette commission devra intégrer la suivante pour la transmission).

Checklist commission adhésion / formulaire

Avant le lancement

Commission constituée (5-7 membres, critères respectés)
Chef de commission et référents désignés
Charte de confidentialité rappelée à tous les membres
Formulaire rédigé et relu (dates, citations/dilemmes actualisés)
Google Form lié à sa Google Sheet de réponses
IMPORTRANGE configuré dans le classeur de sélection
Accès au classeur et au Drive restreints à la commission
Canal de discussion dédié créé

Pendant le dépouillement

Chaque juré évalue individuellement avant toute réunion
Colonne FAITS mise à jour au fur et à mesure
Cas de doute traités via le barème pondéré
Réunion(s) de délibération tenue(s) avant validation finale

Après la décision

Liste des Accéptés et Liste des Refus complétées et vérifiées
Modèles d’email rédigés (acceptation / refus / cas particuliers)
Mail merge testé puis envoyé
Liste des Acceptés transmise à la RH
Classeur archivé pour la prochaine session