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Procédure interne : Commission Adhésion / Formulaire

Cette section complète le recrutement et détaille le mode opératoire concret de la commission Formulaire : comment la constituer, rédiger le formulaire, mettre en place les outils, dépouiller les candidatures et contacter les candidats. Elle s’appuie sur le Modèle de formulaire et sur l’outil Excel/Sheets “Modèle - Sélection des candidats”, réutilisables d’une session à l’autre.

1. Constituer la commission

1.1 Composition

5 à 7 membres, dont :
- au moins 1 personne ayant déjà siégé dans une ancienne commission adhésion (transmission de l’expérience)
- 1 membre du BE minimum
- 1 membre de la RH minimum
- des membres expérimentés, connus pour leur sérieux et leur discrétion
Un chef de commission est désigné : il/elle organise le calendrier, anime les réunions et centralise les outils.
Un coordinateur BE/RH fait le lien entre la commission et le reste du Bureau Exécutif (arbitrages, validation finale, communication du lancement).
Un coordinateur com.com fait le lien avec la commission communication pour annoncer l’ouverture/fermeture du formulaire, l’envoi des mails, les correspondances avec les candidats, etc.

1.2 Constitution

Appel à volontaires en réunion du club ou AG, éventuellement relayé aux membres actifs dans le groupe Facebook.
Sélection des membres selon les critères ci-dessus (éviter une commission trop nombreuse, qui ralentit les délibérations).
Réunion de lancement : rappel des règles de confidentialité, du calendrier, et répartition des rôles (chef de commission, coordinateurs, référent formulaire, référent tableur/outils, référent mail merge).

1.3 Règles internes à faire respecter dès le départ

Ne jamais faire fuiter d’informations sur un·e candidat·e à des personnes extérieures à la commission.
En cas de conflit d’intérêt (proche, ami, membre de la famille parmi les candidats) : la personne concernée ne vote pas, mais peut donner un avis factuel au reste de la commission.
Traiter les évaluations rapidement : un membre trop en retard peut être écarté du vote sur décision majoritaire de la commission, pour ne pas bloquer le processus.
La commission est responsable des personnes qui rejoindront le club : rester prudent, ne pas relâcher la vigilance en fin de tri par fatigue.

2. Rédiger le formulaire

2.1 Objectifs

Le formulaire doit permettre d’évaluer, à distance et de façon comparable :

la motivation réelle et la disponibilité,
le niveau de rédaction et d’expression,
la personnalité et l’esprit critique (via des questions ouvertes de réflexion),
des informations pratiques nécessaires à l’intégration (contact, filière, réseaux).

2.2 Structure recommandée

Bloc informations obligatoires (identification et logistique) :

Email (collecte automatique via Google Forms)
Nom, prénom, date de naissance
Statut étudiant UMMTO (oui/non), année d’études, filière
Lieu de résidence, numéro de téléphone
Lien Facebook (nécessaire pour l’ajout aux groupes du club)
Expérience en société civile (association, club, bénévolat…)
Comment le/la candidat·e a connu le club (canal de recrutement, utile pour mesurer l’efficacité de chaque canal)
Langue de débat préférée

Bloc questions ouvertes de sélection (facultatives mais très recommandées, ce sont elles qui font la différence) :

Motivations à rejoindre le club / qualités pour devenir un bon débateur
Passions, hobbies, compétences particulières (design, montage vidéo/photo, voix off, analyse cinéma…)
Une question de culture/réflexion (ex. commenter une image ou une œuvre au choix)
Un souvenir de débat ou discussion marquante et les leçons tirées
Une question de projection (personnage fictif/historique incarné, et pourquoi)
Le commentaire d’une citation parmi 2-3 proposées (littérature, cinéma, culture pop) — permet de juger la capacité d’argumentation
Un dilemme moral/éthique à trancher et justifier — permet de juger la structure de pensée
Un champ libre “questions ou remarques”

2.3 Bonnes pratiques de rédaction

Rappeler en en-tête : présentation du club (mission, valeurs), date limite claire, et que les réponses générées par IA ne seront pas acceptées — le préciser explicitement dissuade une partie des réponses copiées-collées.
Préciser que les données resteront confidentielles et ne seront traitées que par la commission adhésion (obligation de transparence vis-à-vis des candidats).
Préférer des questions ouvertes et personnelles plutôt que des QCM pour les critères de sélection : elles sont plus difficiles à bâcler ou à faire rédiger par un tiers.
Garder le formulaire suffisamment long pour filtrer la motivation, mais pas au point de décourager les candidatures sincères (viser 15-20 minutes de remplissage).
Réutiliser le modèle existant comme base et l’adapter légèrement chaque session (changer les citations/dilemmes pour éviter que les réponses circulent d’une année à l’autre).

3. Mettre en place les outils

3.1 Chaîne des outils

Google Form (candidatures)
        │  (réponses liées automatiquement)
        ▼
Google Sheet "Réponses brutes"
        │  (IMPORTRANGE)
        ▼
Onglet "Réponses" du classeur de sélection
        │  (copie automatique des candidats à traiter)
        ▼
Onglet "Tableau de Sélection" (traitement par les jurés)
        │
        ▼
Onglets "Liste des Accéptés" / "Liste des Refus"
        │
        ▼
Mail merge → emails de réponse aux candidats

3.2 Paramétrage

Créer un canal de discussion dédié (groupe Messenger/Discord/Telegram) pour la commission uniquement, pour coordonner les délibérations et signaler les cas particuliers, séparé des groupes généraux du club.
Créer le Google Form à partir du modèle.
Dans l’onglet réponses du form, sélectionner le sheet “Sélection des candidats” comme destination pour les réponses pour avoir les réponses sur le sheet de sélection.
L’onglet Tableau de Sélection du sheet est automatiquement alimenté avec les candidats: numéro (№), nom et prénom.
Partage restreint : le classeur et le Drive de la commission ne sont accessibles qu’aux membres de la commission (pas au reste du club), avec droit d’édition seulement pour les jurés.

4. Réviser et évaluer les candidatures

4.1 Principe : une évaluation individuelle avant délibération collective

Chaque juré lit les candidatures indépendamment et renseigne sa propre colonne (Jury 1, Jury 2, …) dans le Tableau de Sélection, avant toute discussion de groupe, pour éviter les effets d’entraînement.

4.2 Échelle d’évaluation

Chaque cellule est remplie avec l’un des symboles suivants (liste déroulante déjà configurée dans le fichier) :

Symbole	Signification
✅️✅️✅️	Fortement recommandé
✅️	Validé
🤔 ✅️	Doute (penche vers l’acceptation)
🤔	Doute
🤔 ❌️	Doute (penche vers le refus)
❌️	Refus
❌️❌️❌️	Fortement déconseillé
🐺	Profil troll ou candidature test
Il est aussi très recommandé de laisser un commentaire sur chaque candidature traitée afin d’accélérer le processus de délibération.

La colonne Observation permet de noter des informations pertinentes sur les candidats.

4.3 Critères à évaluer sur chaque candidature

Indispensables :

Motivation sincère
Disponibilité minimum (3h/semaine)
Adhésion aux valeurs du club (respect, ouverture d’esprit, excellence)

Appréciables :

Compétences spécifiques (design, gestion de projet, etc.)
Expérience préalable en débat ou dans une association
Bon niveau d’expression (français/anglais/arabe)

Non éliminatoires :

Niveau d’études (1ère et dernière année bienvenue)
Filière (toutes les spécialités)
Timidité (le débat aide à la surmonter)

4.4 Traiter les cas de doute

Le barème pondéré (onglet “Tableau d’évaluation par coef”) sert uniquement pour les cas de doute, jamais en première lecture — soit après un premier tri sur des candidatures évidentes (très bonnes ou très mauvaises).
Il pondère 5 critères : Éthique et sérieux (x3), Rédaction (x3), Besoin du club (x2), Originalité (x1), Nombre de champs vides (x2). Chaque évaluateur note de 1 à 5, une moyenne pondérée est calculée automatiquement, avec un seuil “moyenne pour passer” pré-calculé.
Ce barème permet de trancher objectivement les profils qui ne font pas consensus au premier tour.

4.5 Vigilance particulière

Rester très attentif aux profils suspects (réponses copiées d’une intelligence artificielle, incohérences, tendances politiques dangereuses…).
Cette rigueur est justifiée par le principe : la commission est responsable des personnes qui intégreront le club.

5. Réunion de délibération

Une réunion de la commission est obligatoire avant toute validation finale — aucune décision n’est prise uniquement à partir des colonnes individuelles.
Ordre du jour type :
1. Validation rapide des candidatures faisant consensus (✅️✅️✅️ ou ❌️❌️❌️ chez tous les jurés)
2. Discussion et vote des cas de doute (🤔), à l’appui du barème pondéré si besoin
3. Rappel du principe de conflit d’intérêt (abstention de vote, avis uniquement)
4. Fixation du nombre final de candidats retenus (à titre indicatif : viser une capacité d’environ 60-70 nouveaux membres, à ajuster selon les besoins réels des commissions et la capacité d’encadrement du club)
Une colonne “Couleur” dans le tableau peut être utilisée en réunion pour marquer visuellement l’état de chaque ligne (traité/à revoir/validé) et faciliter le suivi collectif à l’écran.
À l’issue de la réunion, reporter la décision finale de chaque candidat dans l’onglet Liste des Acceptés ou Liste des Refus (numéro, nom et prénom, mail, numéro de téléphone, lien Facebook), qui serviront de base au mail merge.

6. Contacter les candidats (mail merge)

6.1 Préparer les listes

Vérifier que les onglets Liste des Acceptés et Liste des Refus sont complets et à jour (mail correct, nom/prénom bien orthographiés) avant tout envoi : ce sont les sources du mail merge.
L’onglet E-mail custom est réservé aux cas particuliers nécessitant un message individualisé (ex. candidat à recontacter pour complément d’information, problème administratif, situation ambiguë) plutôt qu’un email type.

6.2 Rédiger les modèles d’email

Prévoir au minimum trois modèles, personnalisés avec {{First name}} :

a) Email aux candidats non retenus

Objet : Résultats de votre candidature pour rejoindre l'UMMTO Debate Club

Bonsoir {{First name}},

Nous vous remercions sincèrement pour l'intérêt que vous avez porté à notre club et pour le temps que vous avez consacré à remplir votre formulaire de candidature.

Après une sélection particulièrement compétitive pour cette 14ᵉ session, nous regrettons de vous informer que votre candidature n'a pas été retenue cette fois-ci. Ce choix ne remet aucunement en question vos qualités ou votre potentiel, mais résulte du nombre limité de places disponibles et du haut niveau des candidatures reçues.

Cependant, nous vous encourageons vivement à renouveler votre candidature pour la 15ᵉ session. En montrant davantage votre motivation et votre implication, vous augmenterez considérablement vos chances de rejoindre le club lors du prochain cycle.

Nous espérons sincèrement vous retrouver très bientôt parmi nous.

Avec toute notre considération,
L'équipe Formulaire.

b) Email aux candidats retenus — invitation à la journée d’adhésion

Objet : Journée d'adhésion - UMMTO Debate Club

Bonsoir {{First name}},

Nous t'écrivons pour t'inviter à participer à la journée d'adhésion organisée par notre club, qui constitue la dernière étape de ton inscription.

Cette journée d'adhésion est une occasion chaleureuse où nous accueillons nos nouveaux membres, établissons le premier contact et leur souhaitons la bienvenue au sein de notre communauté.

L'événement se déroulera ce [jour] [date] au niveau de [lieu], à partir de [heure].

Nous te prions de te présenter muni(e) des documents suivants :
- Une copie de ton certificat de scolarité.
- Une copie de ta carte d'identité nationale.
- Les frais d'inscription : [montant] DA.

Merci de bien vouloir confirmer ta présence en répondant à cet email ou en appuyant sur le lien Google Calendar ci-dessous :
[lien Google Calendar]

Si tu ne peux pas être présent(e) à la journée d'adhésion, tu peux déposer les documents lors d'une de nos activités comme le ciné-club. La date limite pour les déposer est le [date].

Si tu as la moindre question, n'hésite pas à nous contacter.

Cordialement,
La Commission de Communication.

c) Email d’intégration aux canaux de communication (envoyé une fois le/la candidat·e officiellement membre, après la journée d’adhésion)

Objet : Intégration aux canaux de communication de l'UMMTO Debate Club

Bonsoir {{First name}},

Tu trouverez ci-dessous les différents liens pour accéder aux canaux de communication de l'UMMTO Debate Club, tu es prié de les rejoindre.

- Le groupe Facebook privé : lieu où les informations importantes sont partagées ; activités, assemblées générales, nouvelles etc… lien : [lien]
- La discussion Messenger : lieu où on discute de manière générale. lien : [lien]
- Le groupe Telegram : lieu où on envoie les fichiers, photos et vidéos prises lors des activités, contenu de la commission communication etc… lien : [lien]
- Le serveur Discord : lieu où on discute, fait des réunions, des activités en ligne etc… lien : [lien]

🚩 Il est strictement interdit de partager ces liens peu importe les circonstances.

Note : ce dernier email n’est pas géré par la commission Formulaire mais par la Commission de Communication, une fois la liste des membres officiellement validés (documents + cotisation) transmise par la RH. Il est inclus ici pour la continuité du parcours candidat.

6.3 Envoyer en mail merge

L’envoi se fait avec le sheet Mail Merge connecté à Gmail.

Ouvrir le sheet dédié: Mail Merge, qui contient les colonnes First name, Recipient et Email Sent (cette dernière étant remplie automatiquement après l’envoi).
Copier-coller les valeurs (prénom + email) depuis l’onglet Liste des Acceptés ou Liste des Refus du classeur de sélection vers les colonnes First name / Recipient de la feuille Mail Merge. Traiter les acceptés et les refusés en deux passages séparés (les modèles d’email étant différents).
Rédiger le brouillon de l’email correspondant dans Gmail (voir modèles ci-dessus), en insérant la balise de fusion {{First name}} exactement comme l’en-tête de la colonne dans la feuille — la casse et l’orthographe doivent correspondre pour que la fusion fonctionne.
Dans Google Sheets, ouvrir Mail Merge → Send Emails, Copiez/collez l’objet du brouillon Gmail que vous souhaitez envoyer. (lancer d’abord un envoi test à un membre de la commission pour vérifier le rendu et la fusion des champs avant l’envoi réel)
Lancer l’envoi de la campagne. Mail Merge respecte automatiquement les limites d’envoi quotidien de Gmail (100 mails/24h avec un compte Gmail classique) et remplit la colonne Email Sent au fur et à mesure.
Suivre les retours (emails invalides, bounces, réponses) directement depuis la feuille Mail Merge et signaler à la commission tout email resté sans statut Email Sent pour correction manuelle (adresse mal orthographiée, etc.).
Répéter le même procédé plus tard pour l’email d’invitation à la journée d’adhésion (modèle b) auprès des seuls candidats acceptés.

6.4 Après l’envoi

Transmettre la Liste des Acceptés finale à la RH pour préparer la journée d’adhésion (badges, listes d’émargement, répartition en groupes de parrainage).
Une fois la journée d’adhésion passée et les documents/cotisations vérifiés, transmettre la liste définitive des nouveaux membres à la Commission de Communication pour l’envoi de l’email d’intégration aux canaux (modèle c).
Archiver le classeur de sélection et la feuille Mail Merge dans le Drive de la commission (accès restreint), en vue de la prochaine session (au moins un membre de cette commission devra intégrer la suivante pour la transmission).

Checklist commission adhésion / formulaire

Avant le lancement

Commission constituée (5-7 membres, critères respectés)
Chef de commission et référents désignés
Charte de confidentialité rappelée à tous les membres
Formulaire rédigé et relu (dates, citations/dilemmes actualisés)
Google Form lié à sa Google Sheet de réponses
Accès au classeur et au Drive restreints à la commission
Canal de discussion dédié créé

Pendant le traitement

Chaque juré évalue individuellement avant toute réunion
Cas de doute traités via le barème pondéré
Réunion(s) de délibération tenue(s) avant validation finale

Après la décision

Liste des Acceptés et Liste des Refus complétées et vérifiées
Modèles d’email rédigés (acceptation / refus / cas particuliers)
Mail merge testé puis envoyé
Liste des Acceptés transmise à la RH
Classeur archivé pour la prochaine session